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首页 >> 会议文化 会议文化


德鲁克在《卓有成效的管理者》里说,凡是会议过多,一定是管理出了问题,会议运 营管理能体现一家公司的管理水平。


三星在90年度的崛起,李健熙 首先发起公司的“会议文化”改良,建立良好的会议文化,摈弃官僚作风。


是韩国第一大企业,同时也 是一个跨国的企业集团,三星集 团包括众多的国际下属企业,旗下子公司有:三星电子、三星物产、三星生命、三星航空等等,业务涉及电子、金融、机械、化学等众多领域。

是美国《财富》杂志评选为世界500强企业之列,三星电 子是旗下最大的子公司,目前已 是全球第二大手机生产商、全球营 收最大的电子企业,在2011年的全 球企业市值中为1500亿美元。

三星集团是家族企业,李氏家族世袭,旗下各 个三星产业均为家族产业,并由家 族中的其他成员管理,目前的 集团领导人已传至李氏第三代。

2005年11月10日以为,三星电 子将实施整体市场营销战略,来取代 单独的市场营销计划,以增强其市场力量,并用高 质量的产品提升品牌价值。在惊叹、简单和 亲和力的品牌指导下,三星电 子正在展开一个全球范围的品牌推广活动。

三星的 巨大成功离不开强有力的中控平台,就是高效的“会议文化”体系,以下是 三星公司如何高效开会的,与大家分享:

一、凡是会议,必有准备

在三星,永远不 开没有准备的会议,会议最 大的成本是时间成本,会议没 有结果就是对公司的犯罪,没有准 备的会议就等于一场集体谋杀。所以,在三星 重大的会议由事先检查制度,没有准 备好的会议必须取消。在会议前,必须把 会议材料提前发给与会人员,与会人 员要提前看材料并做好准备,不能进 了会议室才开始思考。

二、凡是会议,必有主题 

在三星,开会必 须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前三页PPT,必须显示会议主题。没有主 题和流程的会议,就好比 让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。

三、凡是会议,必有纪律

在三星,开会设 一名纪律检查官,在会议 前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会 议上不按流程进行要提醒,对于开 小私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在 会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

四、凡是会议,会前必有议程

要在会 议之前明确清楚的会议议程,会议运 营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们 能了解会议的目的、时间、内容,使他们 能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关的工作。每一项 讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。

五、凡是会议,必有结果

开会的 目的就是解决问题,会议如果没有结果,将是对 大家时间的浪费,所以,每个人 都要积极的参与到会议议程中来,会议监 督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2小时以内,太长的 时间会超过人的疲劳限度。会议的 决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决 议并确认的结论,马上进入执行程序。

六、凡是开会,必有训练

三星把 培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是 提高了时间价值。

三星有 专门针对如何开会的培训,对每个 层级的员工都有足够的“会议训练”,而中国 许多企业缺乏这样的培训;如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等。这些必要的训练,会让公 司的会议变得高效。

开会难 免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注 意一些艺术和技巧,就会化险为夷,比如尽 量做到会上公开称赞、私下批评,在会中 要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对他人 的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见 不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是 有上级人员参加时更要注意,千万不 能为了体现自己而贬低他人。有时候 要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放 自己的心胸去倾听别人的意见,不要被 自己先有的立场所左右,不要将 你的结论强加于人,如果你 要公布既定的政策、决定,要在事 前说明不容讨论,需要与 会人员讨论的一定不能是既定的决议。

七、凡是开会,必须守时

设定时间,准时开始、准时结束;准时开始、准时结 束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对 每个议程定个大致的时间限制,一个议 题不能讨论过久,如不能 得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个 议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

八、凡是开会,必有记录

一定要 有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的 各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项 决议的完成需要多方资源,一定要 在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要,企业的 各级管理人员经常会犯的一个毛病,由于会 议没有形成决议,导致会 议的作用没有体现出来,更会让 一些管理人员误以为开会没有意义,直接影 响其不想主持开会或者参与开会。

九、凡是散会,必有事后追踪

记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查:要建立 会议事追踪程序,会议每 项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意 外可及时发现适时调整,确保各 项会议决议都能完成。很多企 业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的 高层也缺乏这样的要求。

十、最后请 记住三个简单却很有意义的公式:

  1、开会+不落实=零

  2、布置工作+不检查=零

  3、抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

(成功,不在于你赢过多少人,而在于 你与多少人分享利益,帮过多少人。你与之分享的人越多,帮过的人愈多,服务的地方愈广,那你成 功的机会就愈大。传递正能量,也有您的功劳。)
 

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